2. Strumenti e processi

Alla base dei processi di amministrazione di una struttura come l’Università c’è la disponibilità di dati affidabili e completi raccolti in un unico database o in più database interconnessi tra loro. L’obiettivo, in prospettiva, è che ciascun dato venga generato (o a noi richiesto) una sola volta (once only). Memorizzato nel database, potrà essere interrogato da tutti gli uffici che ne hanno bisogno, con gli opportuni privilegi di accesso e tutele.

Altrettanto importante è avere a disposizione statistiche sempre aggiornate allo scopo di individuare l’effetto delle politiche attuate. L’acquisizione dei moduli di UGOV per la ricerca e l’approvazione dell’acquisizione del data warehouse ci mettono in questa prospettiva. Grande attenzione verrà posta a questa transizione anche instaurando un rapporto proattivo con il consorzio interuniversitario CINECA, sviluppatore di UGOV. Queste iniziative dovranno essere intraprese in stretto raccordo con l’ufficio per la valutazione e tutte le Direzioni e Dipartimenti fonti primarie di dati.

Sfruttando gli strumenti di firma digitale già sperimentati in ateneo, sarà intrapresa la digitalizzazione di tutte le pratiche amministrative, in particolare quelle dei Dipartimenti: proposte di acquisto, rimborsi missione, richiesta di attivazione borse di ricerca e assegni. Questo consentirà, da un lato, la semplificazione delle procedure e garantirà trasparenza e tracciabilità dei processi; dall’altro lato, abiliterà una automatizzazione dei controlli e delle verifiche di completezza delle pratiche, con un conseguente alleggerimento dei carichi di lavoro per l’apparato amministrativo. Sarà così possibile realizzare una condivisione dei processi amministrativi, almeno a livello di poli, con la gestione condivisa delle risorse umane e l’ottimizzazione dei carichi di lavoro.

L’evoluzione delle piattaforme costituisce soltanto la premessa per una sempre maggiore efficienza amministrativa, che si può ottenere anche attraverso la riorganizzazione di alcuni processi. Particolare attenzione sarà posta a quelli in evoluzione, a quelli che coinvolgono più uffici e diverse professionalità e a quelli che riguardano i rapporti centro-periferia. Per esempio, quelli che riguardano la progettazione dell’offerta didattica e la sua valutazione, i processi di acquisto attraverso il MEPA, le procedure di contrattualizzazione di personale per progetti.

Tale attività verrà condotta attraverso la partecipazione e condivisione di tutte le persone interessate che desiderino formulare proposte e che, più in generale, vogliano mettere la propria conoscenza a disposizione dei processi di riprogettazione. Eviteremo di intraprendere riorganizzazioni “calate dall’alto” perché rischieremmo di non tenere nella giusta considerazione rischi e criticità che conosce solo chi quotidianamente si confronta con lo specifico processo da riprogettare.

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